Governance | Datenschutz
DocFlow wurde von Grund auf mit Fokus auf Datenschutz, Transparenz und europäische Standards entwickelt. Anders als viele Plattformen speichert DocFlow deine Dokumente nicht dauerhaft auf eigenen Servern oder in einer undurchsichtigen Black Box. Die Originaldateien bleiben ausschließlich in deiner eigenen Cloud — beispielsweise in Google Drive oder Dropbox — oder optional innerhalb europäischer Infrastruktur gespeichert. DocFlow selbst agiert dabei als intelligenter Organisations- und Analyse-Layer zwischen dir und deinen Dokumenten. Du behältst jederzeit die volle Kontrolle über deine Daten und kannst Cloud-Verbindungen jederzeit trennen oder alle Informationen exportieren.
Die gesamte Plattform setzt auf Hosting in Deutschland und der EU. Metadaten, Suchinformationen und KI-gestützte Dokumentenanalysen werden DSGVO-konform verarbeitet und ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen übertragen. DocFlow nutzt moderne Sicherheitsstandards wie TLS-Verschlüsselung, OAuth-Authentifizierung und Row-Level-Security, sodass jeder Nutzer ausschließlich auf seine eigenen Daten zugreifen kann. Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert und sensible Bereiche der mobilen Apps können zusätzlich mit Face ID oder Touch ID geschützt werden.
DocFlow verzichtet bewusst auf Werbung, Tracking-Skripte oder den Verkauf von Nutzerdaten. Es gibt keine versteckten Analyseplattformen, keine Werbenetzwerke und keine Weitergabe deiner Dokumente an Dritte. Du bist bei DocFlow nicht das Produkt.
Für die automatische Dokumentenerkennung, Suche und Analyse nutzt DocFlow moderne KI-Technologie von Google Gemini. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Analyse deiner Dokumente und laut Google werden übermittelte Inhalte aus der Gemini API nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Gleichzeitig verfolgt DocFlow einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit künstlicher Intelligenz im Sinne des europäischen EU AI Acts. Nutzer werden klar über den KI-Einsatz informiert und behalten jederzeit die Kontrolle über ihre Dokumente, Kategorien und Entscheidungen. DocFlow trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Die KI unterstützt dich dabei, Ordnung zu schaffen, Fristen zu erkennen und Informationen schneller wiederzufinden. Trotzdem bleibt der Mensch immer die letzte Instanz. Dokumente können bei Bedarf manuell angepasst, verschoben oder neu klassifiziert werden. Bei unklaren Dokumenten oder niedriger Erkennungswahrscheinlichkeit greift ein Review-Mechanismus, damit du die Kontrolle behältst. Die bereitgestellten KI-Antworten, Analysen und Zusammenfassungen dienen ausschließlich organisatorischen Zwecken und stellen keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung dar.
Zusätzliche Schutzmechanismen sorgen dafür, dass deine Daten auch im Alltag sicher bleiben. Gelöschte Dokumente können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden, Schutzmechanismen verhindern versehentliche Massenlöschungen und wichtige Änderungen innerhalb der Cloud-Synchronisation werden protokolliert. Regelmäßige Sicherungs- und Wiederherstellungsmechanismen schützen zusätzlich vor Datenverlust.
DocFlow wurde für Menschen entwickelt, die digitale Ordnung wollen, ohne ihre Privatsphäre aufzugeben. Deine Dokumente bleiben deine Dokumente — sicher, strukturiert und jederzeit unter deiner Kontrolle.
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